TUGAS SOFTSKILL 3

POLA MANAJEMEN KOPERASI

Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.

Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.

Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus.  Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :

a.      Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.

Perencanaan dalam Koperasi :

Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih

Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.

b.     Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:

1.      Pembagian kerja,

2.      Departementasi,

3.      Bagan organisasi,

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah,

5.      Tingkat hierarki manajemen, dan

6.      Saluran komunikasi dan sebagainya.

Struktur Organisasi dalam Koperasi :

Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.

Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai kelemahan.

c.      Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.

Manajemen Kepegawaian :

Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:

·         Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,

·         Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,

·         Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,

·         Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,

·         Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.

d.     Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:

·         Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,

·         Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,

·         Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.

Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.

Teknik dan Metode Pengawasan :

Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.

Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul  4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:

1. Pola Dagang.

Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.

2. Pola Vendor.

Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.

3. Pola Subkontrak.

Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.

4. Pola Pembinaan.

Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.

Ke-empat pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi bargaining yang lemah.

Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.

Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor.

Telah disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.

JENIS-JENIS KOPERASI

1. Koperasi komsumsi

Koperasi komsumsi adalah usaha bersama di bidang ekonomi. Tujuannya membantu , mendidik dan melayani para anggotanya dengan jalan menyediakan barang-barang komsumsi bagi anggotanya. Koperasi komsumsi bertujuan agar para anggotanya dapat membeli barang barang komsumsi dengan kualitas yang baik dengan hara yang layak dan terjangkau.

2. Koperasi produksi

Koperasi produksi adalah koperasi yang terdiri atas orang-orang yang mampu menghasilkan barang dengan maksud untuk memperlancar atau meningkatkan hasil produksi mereka.

3. Koperasi kredit atau simpan pinjam

Koperasi kredit atau simpan pinjam adalah koperasi yang didirikan guna menolong anggotanya dengan meminjamkan uang atau kredit dengan bunga ringan. Uang itu dimaksudkan untuk tujuan produktif atau kesehjateraan anggotanya.

4. Koperasi jasa

Koperasi jasa adalah koperasi yang didirikan untuk memberikan pelayanan atau jasa kepada para anggotanya, contoh koperasi angkutan, koperasi perlistrikan dan sebagainya.

5. Koperasi serba usaha

Koperasi serba usaha adalah koperasi yang melakukan berbagai usaha di berbagai segi ekonomi , seperti bidang produksi, komsumsi, perkreditan, dan jasa. Contohnya KUD.

Ketentuan Penjenisan Koperasi Sesuai &am p;nb sp; Undang – Undang No. 12 /67 tentang Pokok – pokok Perkoperasian (pasal 17)

1. Penjenisan Koperasi didasarkan pada kebutuhan dari dan untuk efisiensi suatu golongan dalam masyarakat yang homogen karena kesamaan aktivitas /kepentingan ekonominya guna mencapai tujuan bersama anggota-anggotanya.

2. Untuk maksud efisiensi dan ketertiban, guna kepetingan dan perkembangan Koperasi Indonesia, di tiap daerah kerja hanya terdapat satu Koperasi yang sejenis dan setingkat.

BENTUK KOPERASI (PP No. 60 / 1959)

a. Koperasi Primer

b. Koperasi Pusat

c. Koperasi Gabungan

d. Koperasi Induk

Bentuk koperasi yang disesuaikan dengan wilayah administrasi Pemerintahan (Sesuai PP 60 Tahun 1959)

• Di tiap desa ditumbuhkan Koperasi Desa

• Di tiap Daerah Tingkat II ditumbuhkan Pusat Koperasi

• Di tiap Daerah Tingkat I ditumbuhkan Gabungan Koperasi

• Di Ibu Kota ditumbuhkan Induk Koperasi

KOPERASI PRIMER DAN KOPERASI SEKUNDER

• Koperasi Primer merupakan Koperasi yang anggota-anggotanya terdiri dari orang – orang.
• Koperasi Sekunder merupakan Koperasi yang anggota-anggotanya adalah organisasi koperasi .

PERMODALAN KOPERASI DAN SUMBER MODALNYA

• Simpanan Pokok

Simpanan pokok adalah sejumlah uang yang wajib dibayarkan oleh anggota kepada koperasi pada saat masuk menjadi anggota. Simpanan pokok tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi. Simpanan pokok jumlahnya sama untuk setiap anggota.

• Simpanan Wajib

Simpanan wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang harus dibayarkan oleh anggota kepada koperasi dalam waktu dan kesempatan tertentu, misalnya tiap bulan dengan jumlah simpanan yang sama untuk setiap bulannya. Simpanan wajib tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi.

• Simpanan khusus/lain-lain misalnya:Simpanan sukarela (simpanan yang dapat diambil kapan saja), Simpanan Qurba, dan Deposito Berjangka.

• Dana Cadangan

Dana cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan Sisa Hasil usaha, yang dimaksudkan untuk pemupukan modal sendiri, pembagian kepada anggota yang keluar dari keanggotaan koperasi, dan untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan.

• Hibah

Hibah adalah sejumlah uang atau barang modal yang dapat dinilai dengan uang yang diterima dari pihak lain yang bersifat hibah/pemberian dan tidak mengikat.

             adapun modal pinjaman koperasi berasal dari pihak-pihak sebagai berikut:

• Anggota dan calon anggota

• Koperasi lainnya dan/atau anggotanya yang didasari dengan perjanjian kerjasama antarkoperasi

• Bank dan Lembaga keuangan bukan banklembaga keuangan lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perudang-undangan yang berlaku

• Penerbitan obligasi dan surat utang lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

• Sumber lain yang sah

KEGIATAN KEMENTRIAN KOPERASI YANG SUDAH DILAKSANAKAN OLEH DEPARTEMEN KOPERASI

Kementerian Koperasi dan UKM melakukan Bimbingan Teknis Pemberdayaan Usaha KUMKM  daerah Wisata dan Usaha Mikro Perikanan Wilayah Pesisir di Kabupaten Belitung. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah pada tanggal 26 April 2010 telah melakukan Bimbingan Teknis Pemberdayaan Usaha KUMKM, bertempat di Hotel Grand Pesona Impian Kab. Belitung dengan peserta berjumlah 80 orang usaha mikro dan kecil (UMK), diantaranya bidang usaha wisata sebanyak 30 orang, pengolahan perikanan sebanyak 50 orang yang berasal dari Kab. Belitung dan Kab. Belitung Timur.

TENTANG KOPERASI WARGA RT 016/04 KELURAHAN MALAKA SARI

JAKARTA TIMUR

Koperasi yang berada di RT 016 RW 04 Kelurahan Malaka Sari Kecamatan Duren Sawit, Jakarta Timur ini berupa Koperasi Simpan Pinjam. Koperasi ini dibentuk pada tahun 1980. Modal koperasi ini berawal dari masyarakat RT 016 itu sendiri. Karna koperasi ini berupa koperasi simpan pinjam, maka modal yang ada dalam koperasi ini digunakan sepenuhnya untuk warga yang ingin meminjam uang dan kemudian dibayar dengan cara kredit. Jumlah anggota dalam Koperasi ini berjumlah 47 orang, dan sampai sekarang mempunyai asset sejumlah  Rp. 82.731.189,- dengan rincian, uang beredar (pinjaman) sebesar Rp. 68.120.000 dan uang tunai sebesar Rp. 4.611.189.

Setiap angota diperbolehkan meminjam dengan jasa relatif sangat kecil. Setiap anggota berhak memnjam uang maksimal sebesar Rp. 5.000.00 dan dipotong sebesar 10% dimuka, dan cicilan sebesar 10% setiap bulannya.

SISA HASIL USAHA DARI KOPERASI RT 016 RW 04 KELURAHAN MALAKA SARI, JAKARTA TIMUR

Jika terdapat sisa hasil usaha dalam koperasi ini, biasanya digunakan ntuk mengadakan acara kekeluargaan seperti rekreasi ke luar kota, dengan tujuan utama meningkatkan tali persaudaraan sesama warga. Laporan keuangan koperasi ini dibuat setiap akhir tahun, dan penggunaan sisa hasil usaha dalam periode 4 tahun.